대검, RFID로 수사기록물 관리 가시성 확보 
[공공 프로젝트 성공모델 (5)] 대검찰청 
 
 
기록관리 업무에서 발생되는 문제점의 가장 큰 원인은 방대한 기록물에 대한 가시성 부족이다. 검찰청은 방대한 기록물에 대한 가시성 확보를 위해 RFID 기술을 도입하고 이 시스템을 지검단위로 확산해 기록관리 업무의 효율 향상 및 고도화를 이뤄냈다.

◆ 사업 배경 : 검찰청은 대량 기록의 대출 및 이동 등으로 인해 오보존 되는 사례가 발생돼 왔다. 이 때문에 기록물의 정확한 위치를 파악하는데 곤란을 겪고, 기록관리 업무의 지장은 물론 사건 수사의 지연이 일어나기도 했다.

또한 영구/준영구 형사사건기록에 대한 문서 이동, 분류, 보존 등에 대한 기록관리 체계의 부재는 여러 가지 문제로 이어졌다. 목록 부재로 인해 정확한 현황 및 통계자료 산출이 어려울 뿐만 아니라 기록의 훼손 및 멸실이 발생, 직원 및 민원인의 열람 등 검색/활용이 불가한 경우도 발생했다.

이렇듯 사건기록/재판서 등의 수많은 기록을 관리함에 있어 현대화가 미흡한 실정으로 기록보존-열람-대출-폐기 단계의 모든 레벨에서 정보 공유 및 프로세스 개선을 통해 기록물 관리의 획기적인 전환점 마련이 요구돼 왔다. 

◆ 사업 경과 : 대검찰청은 세계적 추세인 유비쿼터스 환경을 통한 검찰 사건기록의 효율적인 관리 및 업무혁신을 위해 RFID 인프라 구축을 추진키로 하고, 2006년 시범사업에 돌입했다. 서울중앙지방검찰청을 대상으로 전산 보존된 기록 중 불기소, 기소중지 일부 기록물에 태그를 부착하고 오보전 기록 색출을 실시했다.

시범사업을 성공적으로 수행한 대검은 2007년 1차 확산사업에 나섰다. 서울중앙지방검찰청, 서울남부지방검찰청, 고양지청 등 2개 지검과 1개 지청을 대상으로 주요 전산 기록에 태그를 부착함과 함께 RFID 인프라를 구축하고 RFID 응용시스템(CATS)을 개발했다.

1차 사업에 이은 2차 확산사업은 2008년 인천지방검찰청, 대전지방검찰청, 부산지방검찰청 등 3개 지검을 대상으로 진행됐다. 2차 확산사업은 RFID 응용시스템(CATS) 고도화, RFID 인프라 구축과 기록물에 대한 태그 부착 작업이 이뤄졌다.

2009년에 진행된 3차 확산사업은 서울동부지방검찰청, 서울서부지방검찰청, 춘천지방검찰청, 의정부지방검찰청, 수원지방검찰청, 청주지방검찰청, 대구지방검찰청, 광주지방검찰청, 전주지방검찰청, 울산지방검찰청, 창원지방검찰청, 제주지방검찰청, 안산지청 등 12개 지검과 1개 지청이 대상이었다. RFID 응용시스템을 이들 대상기관에 확산하는 작업이 진행됐다.

대검찰청은 내년도 RFID 기반 검찰청 기록관리시스템을 전국 지검과 지청에 확산 적용한다는 계획을 세워놓고 있다. 특히, 향후 전 지검 및 지청 확산 시 검찰 ‘법무부령 제627호 검찰보존사무규칙’을 검토 후 보완할 예정이다.

◆ 개발 시스템 : 대검은 이 사업을 통해 크게 RFID 기반의 수사기록자동추적시스템(CATS)과 영구형사기록관리시스템을 구축했다.

CATS는 RFID 기술을 통한 기록보존 사무의 표준화, 사무 기능의 향상 등 효율적인 기록보존 관리체계로, 기록물 관리에 사용되는 모빌랙, 기록물 등에 UHF 대역의 RFID 태그를 부착해 기록물관리의 효율성 향상을 지원하고 있다. 특히, 개별 기록물의 보존단계에서 인식률이 뛰어난 900MHz대역의 RFID 태그를 부착하여 개별 기록물에 대한 정확한 입/출고 및 오보존을 방지하고 있다.

또한 CATS 내에는 RFID 기술을 활용한 기록물 보존 및 열람, 대출업무 시스템도 구축돼 있고, 폐기대상 기록물에 대한 종류별 대상을 선정하고 자동 분류할 수 있는 체계와 기록물의 보존 단계별 RFID 태그 및 시스템으로부터 취합된 정보를 담당자가 활용할 수 있는 체계가 구현돼 있다. 여기에 기존 검찰청 주전산기 시스템과 연계해 기록물 관리시스템의 개발을 통해 타과로부터 인수된 기록물들의 분류과정 및 전산입력 업무를 효율화시켰다.

다음으로 대검은 영구형사기록관리시스템을 구축했다. 현재 영구 형사사건기록에 대한 가장 큰 문제점은 문서 이동, 분류, 보존 등에 대한 기록관리 체계 부재로 역사적/증빙적 가치가 높은 장기보존 형사사건기록의 훼손이 심화되고 있다는 점이다. 영구형사기록관리시스템을 구축해 영구/준영구 형사사건기록의 훼손 및 멸실을 방지하고 기록의 검색 및 활용을 원활히 할 수 있는 전산화 환경을 구현했다.

대검은 영구/준영구 형사사건기록의 검색/활용을 위한 메타데이터 항목을 개발해 직원 또는 민원인 열람/등사 청구시 신속/정확하게 요청한 자료를 제공하고 있다.
특히, 영구/준영구 형사사건기록의 보존, 폐기, 이관 등 전 과정별 통계자료를 산출할 수 있도록 시스템을 구현함으로써 감사 및 유관기관의 현황 제출 요구시 업무담당자가 신속하게 파악할 수 있도록 시스템을 구현했다.

이와함게 수사기록자동추적시스템(CATS)과 연계해 영구/준영구 형사기록의 목록을 전자적으로 연계인수할 수 있는 기능을 구현함으로써 업무담당자가 이중적으로 입력, 관리하지 않도록 업무 편의성도 제공했다.
영구/준영구 형사사건기록물의 보존단계에서는 인식률이 뛰어난 900MHz대역의 RFID 태그를 부착해 개별 기록물에 대한 정확한 입/출고를 실시하고 오보존을 방지하고 있다.

현재까지 소요된 태그 수량만 해도 969만 장에 이른다. 2006년 시범사업에 10만 장을 시작으로 1, 2차 확산사업을 통해 각각 125만 장, 159만 장의 태그를 부착했으며, 2009년 추진된 3차 확산사업에서는 무려 675만 장의 태그가 부착됐다.

RFID 태그에는 ID정보만을 기재하고 해석될 수 있는 데이터의 기입을 금지했으며, 사건기록물에 부착되는 태그 발행 시 태그 Lock을 걸어 임의변경을 원천적으로 방지하도록 태그 보안에 각별한 신경을 썼다.

◆ 기대효과 : 대검은 RFID 인프라를 활용해 기록의 보존부터 열람, 대출, 반납, 폐기에 이르는 전체 업무 프로세스를 혁신했다. 수작업으로 이루어지던 열람/대출 과정의 프로세스 개선을 통해 기록열람 및 대출자의 대기시간을 최소화하고, 신속하고 정확하게 기록에 대한 정보를 제공하는 사용자 편의성을 제공하고 있다. 또한 RFID 기반의 검증된 기록대출 및 반납기능을 활용해 정보획득의 자동화를 통해 기록물의 위치정보를 확보하고, 오보존 기록물을 사전에 방지할 수 있게 됐다.

더불어 기록 보존, 대출, 무단반출 현황정보를 실시간 모니터링을 통해 보다 안정적인 기록물의 보안체계를 강화했으며, 사건기록물에 RFID 태그를 부착해 기록물에 대한 추적성을 확보하고 효율적인 서고관리업무의 수행이 가능해졌다.

뿐만 아니라 전산 미등록 사건기록물의 전산화를 통해 지검별 기록물의 정확한 현황 및 통계 정보를 제공하고, RFID 태그 부착으로 투명하고 책임있는 기록관리 업무가 보장됐다. 여기에 영구보존 형사사건기록의 원본을 전자문서로 이중 보존하는 시스템 개발로 문서의 훼손 및 멸실 등을 방지할 수 있게 됐다.

이렇듯 대검은 기존의 수작업으로 이루어지던 인수, 보존, 평가, 폐기, 이관 등 영구보존 기록관리의 전 업무과정을 전자적으로 처리할 수 있는 전산화 환경을 제공하게 된 것이다.
이와함께 검찰청 유관부서와도 유기적인 업무가 가능할 전망이다. 법원의 민사, 형사 사건 기록물에 대한 검찰청 기록 신속 대출로 인한 유기적인 업무가 가능하고, 경찰청의 사건 기록 신속 대출도 그 중 하나다.